Vous êtes souvent amené à faire des locations de voiture dans le cadre de votre travail ? Vous avez le droit de vous faire rembourser ces frais de location par votre employeur. Suivez dans cet article en quoi cela consiste et comment vous y prendre.
Pourquoi vous faire rembourser la location d’une voiture professionnelle ?
Dans le cadre de votre activité professionnelle, il peut arrive souvent que des déplacements particuliers nécessitent la location de voiture professionnelle. Il peut s’agir du transport de client, d’un déplacement pour des missions ou de tout autre déplacement effectué dans le cadre de votre travail.
Puisque ces déplacements ne sont pas faits pour votre propre plaisir, mais dans l’intérêt de votre entreprise ou de votre employeur, la loi dans le domaine du travail impose à votre employeur de prendre en charge ces frais de déplacement. Ainsi, ce dernier a l’obligation de vous rembourser les frais que vous auriez engagés à cet effet.
Pour éviter les tensions ou les mécontentements face à ces locations, de nombreuses entreprises plafonnent le montant lié aux frais de transport professionnel. Nous vous recommandons, dans la mesure du possible, de toujours informer votre employeur ou le service de référence de votre entreprise avant de prendre une quelconque initiative par rapport à un service de location.
Voici comment se faire rembourser ces frais.
Comment se faire rembourser la location d’une voiture professionnelle ?
Pour vous faire rembourser la location d’une voiture professionnelle par votre employeur, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Rassembler les papiers et les reçus de la location.
- Ecrire une lettre de demande de remboursement en y ajoutant les reçus du loueur.
- Attendre la validation de la demande.
- Obtenir le remboursement des frais de location de voiture professionnelle.
Comme vous avez pu le constater, la procédure est très simple. La durée de traitement de la demande varie en fonction de l’entreprise et de ses sollicitations. Si votre demande est justifiée, vous n’aurez aucun mal à être remboursé dans les plus brefs délais.
Prenez aussi la peine de poser des questions sur la manière dont ce genre de situation se gère dans votre entreprise avant de vous y lances.
Les autres moyens de paiement de la location d’une voiture professionnelle
Pour vous éviter d’avoir à payer la location d’une voiture professionnelle puis ensuite de vous faire rembourser par votre patron ou par votre entreprise, vous pouvez opter pour les options suivantes.
- Votre employeur loue directement les voitures professionnelles : dans ce cas, votre entreprise peut négocier et obtenir des voitures de locations ponctuelles ou permanentes à des prix très avantageux. Elle traitera directement les factures de location pour vous éviter de le faire.
- La location se fait avec une carte corporate : dans ce cas, c’est vous qui effectuez la location, mais le paiement est directement fait avec l’argent de l’entreprise. Vous n’avez donc pas à vous faire rembourser. Vous devrez juste justifier l’utilisation de cet argent grâce aux reçus du loueur.
Comment effectuer la location de véhicule professionnel ?
La location de véhicule professionnelle n’est pas simple pour tous les employés. Voici donc quelques recommandations pour vous y prendre à la perfection.
Pour commencer, nous vous recommandons de toujours choisir les meilleures agences les plus sérieuses et les plus crédibles pour vos locations professionnelles. Ensuite, ayez le réflexe de la négociation des prix. Cela peut véritablement vous avantager dans votre entreprise et pour votre vie quotidienne.
Pour finir, une petite astuce pour faciliter le remboursement serait de demander au loueur d’envoyer une copie des documents de location directement à votre employeur. Ceci pourrait permettre une collaboration directe pour les prochaines locations.
